Letter of Credit in de praktijk: valkuilen en oplossingen

Bent u benieuwd naar de meest voorkomende valkuilen en hoe u deze kunt voorkomen? Wij hebben de problemen én de oplossingen voor u op een rij gezet in dit artikel.

Een Letter of Credit is een krachtig instrument, maar het proces is strikt en gedetailleerd. In de praktijk kunnen er situaties ontstaan die om een deskundige aanpak vragen. Door de meest voorkomende problemen te begrijpen, bent u beter voorbereid.

Discrepanties: de nachtmerrie van elke exporteur

Wat is een discrepantie?
Een discrepantie is elke afwijking, hoe klein ook, tussen de ingediende documenten en de voorwaarden van het L/C. De bank controleert de documenten zeer strikt. Een simpele typefout, een datum die één dag afwijkt of een ontbrekend vinkje kan al als een discrepantie worden aangemerkt.

Wat zijn de gevolgen?
De gevolgen kunnen groot zijn. Zodra de bank een discrepantie constateert, vervalt de onherroepelijke betalingsverplichting. De bank is niet langer verplicht om te betalen en zal de documenten weigeren. Dit brengt u als exporteur in een onzekere positie: uw goederen zijn onderweg of al aangekomen, maar uw betaling is niet langer gegarandeerd.

De rol van Elceco: onze expertise is erop gericht om discrepanties koste wat het kost te voorkomen en, indien nodig, op te lossen.

• Voorkomen is beter dan genezen: voordat de goederen verscheept worden, analyseren wij het L/C op onduidelijkheden of onuitvoerbare eisen. Vervolgens controleren we elk conceptdocument minutieus voordat het definitief wordt opgemaakt en naar de bank gaat. Deze preventieve controle is de meest effectieve manier om problemen te vermijden;

• Oplossen van discrepanties: als er onverhoopt toch een discrepantie wordt gevonden, staan wij u direct bij. We analyseren de situatie en adviseren over de beste oplossing. Dit kan zijn: het corrigeren van het document (indien de tijd het toelaat), het aanvragen van een ‘waiver’ (een verklaring van de koper dat hij akkoord gaat met de afwijking) of het onderhandelen met de bank. Wij nemen de communicatie over en loodsen u door dit complexe proces.

Amendementen: omgaan met veranderingen in de transactie

Wat is een amendement?
Een amendement is een formele wijziging van de voorwaarden van het L/C nadat het al is geopend. De realiteit van internationale handel is dat er dingen kunnen veranderen. Denk aan een productievertraging waardoor de uiterste verschepingsdatum niet wordt gehaald, een wijziging in de bestelde hoeveelheid of een andere transportroute.

Hoe werkt het?
Een L/C kan alleen gewijzigd worden met wederzijdse instemming. De koper (de aanvrager) moet zijn bank de opdracht geven om een amendement op te stellen. Dit wijzigingsvoorstel wordt via de banken aan u (de exporteur) voorgelegd. U heeft vervolgens de keuze om het amendement te accepteren of te weigeren. Pas na uw acceptatie zijn de wijzigingen officieel van kracht.

De rol van Elceco: het aanvragen en verwerken van amendementen kan traag en foutgevoelig zijn.

• Advies en coördinatie: wij adviseren of een amendement noodzakelijk is en helpen de benodigde wijzigingen helder te formuleren om misverstanden te voorkomen. Wij ondersteunen u bij de communicatie met de koper en de banken om het proces te versnellen;

• Controle: voordat u een amendement accepteert, controleren wij de tekst zorgvuldig om er zeker van te zijn dat de wijziging correct is doorgevoerd en geen ongewenste neveneffecten heeft voor uw positie. Dit zorgt ervoor dat de zekerheid van uw L/C intact blijft.